Privatlivspolitik

Post Danmark A/S’ privatlivspolitik / integritetspolitik

Denne privatlivspolitik gælder for Post Danmark A/S og tilhørende selskaber. Privatlivspolitikken giver dig information om, hvordan PostNord behandler dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har. Det gælder uanset, om du er privatkunde, erhvervskunde, leverandør eller en anden form for samarbejdspartner.

Hvis du er medarbejder hos PostNord, gælder denne privatlivspolitik ikke for vores behandling af dine personoplysninger i medfør af dit ansættelsesforhold. Denne behandling er dækket af vores privatlivspolitik for medarbejdere, som du kan finde på PostNords intranet.

Hvis du er ansøger til en stilling i PostNord, kan dine personoplysninger også blive behandlet af en af vores samarbejdspartnere, og du får information om behandling af dine personoplysninger i forbindelse med ansøgningsprocessen direkte fra dem.

PostNords mål er, at du skal føle dig betrygget i, at din personlige integritet respekteres, og at dine personoplysninger behandles korrekt i henhold til de databeskyttende regler (f.eks. databeskyttelsesforordningen (GDPR)¹ og databeskyttelsesloven²).

PostNords primære behandling af personoplysninger er behandling af de personoplysninger, der fremgår af selve forsendelsen (navn og adresse) for at kunne omdele forsendelsen samt kontaktoplysninger, så vi kan sende dig notifikationer om forsendelsen.

Vil du læse om forretningsbetingelser for de forskellige ydelser, kan du finde forretningsbetingelser for erhverv her og forretningsbetingelser for private her.

Sikkerhed i forbindelse med beskyttelse af personoplysninger

PostNord sørger for høj sikkerhed omkring dine personoplysninger og gennemfører relevante sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, videregivelse og tilintetgørelse. De tekniske sikkerhedsforanstaltninger er f.eks. automatisk sletning, hvor det kan lade sig gøre, regelmæssige test og kontroller samt begrænset og kontrolleret brugeradgang til systemer og ejendomme og lokaler. Vi opbevarer flest mulige oplysninger på egne servere og indgår databehandleraftaler, når andre handler på vores vegne. PostNord anonymiserer naturligvis personoplysninger, hvor det er muligt.

Vi har iværksat organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der f.eks. er obligatorisk grundkursus i databeskyttelse samt regelmæssige awareness-kampagner om databeskyttelse og informationssikkerhed.

PostNord er dataansvarlig

PostNord er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, når PostNord afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler behandlingen foretages.

PostNord har som regel ikke kendskab til indholdet af forsendelser, og dermed har PostNord ikke dataansvar for de personoplysninger, som indgår i indholdet. I de tilfælde hvor PostNord får kendskab til indholdet, f.eks. i forbindelse med tolddeklareringer, har PostNord heller ikke dataansvar for indholdet, da behandlingen af personoplysningerne, herunder at få kendskab til indholdet, ikke er PostNords primære ydelse, og PostNord ikke afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler behandlingen foretages.

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er alle de informationer, som direkte eller indirekte sammen med andre oplysninger kan henføres til en fysisk person. Det er f.eks. oplysninger om navn, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, stilling, CPR-nummer, lønforhold, uddannelse, kontaktoplysninger, IP-adresse, de valg du foretager, dine præferencer, bidrag til konkurrencer mv.

Hvad er behandling af personoplysninger?

’Behandling’ skal forstås bredt, da behandling af personoplysninger omfatter alt, hvad der foretages med personoplysningerne, f.eks. indsamling, opbevaring (lagring), bearbejdning, videregivelse, anvendelse til forskellige formål, ændring og tilintetgørelse af personoplysninger.

PostNord kan blive nødt til at udlevere personoplysninger til tredjepart som f.eks. myndigheder eller politiet i forbindelse med efterforskning af kriminalitet, eller hvis vi i øvrigt har pligt til at udlevere sådanne oplysninger i henhold til lovgivning eller myndighedsafgørelser.

Hvis afsenderen af en pakke har valgt e-mailadvisering, kan PostNord dele modtagerens navn og e-mailadresse med Trustpilot A/S. PostNord gør brug af Trustpilot til at gennemføre kundetilfredshedsmålinger for at kunne forbedre PostNords produkter og tjenesteydelser. Trustpilot anvender kun personoplysningerne til kundetilfredshedsmålinger.

Hvilke personoplysninger behandler vi om dig og til hvilke formål?

PostNord behandler dine personoplysninger til de forskellige formål, som er beskrevet nedenfor. PostNord behandler personoplysninger f.eks.

for at kunne levere ydelsen, dvs. typisk for at kunne omdele breve, pakker og gods (forsendelser) til rette modtager på rette adresse
for at kunne kommunikere med dig
for f.eks. at kunne administrere aftaler om levering til døren
for at kunne vedligeholde, udvikle, forbedre og teste PostNords IT-systemer, tjenester og de tekniske platforme, de stilles til rådighed på
for at kunne markedsføre os via post eller via e-mail og sms/mms, hvis du har givet dit samtykke,
for at kunne udarbejde anonymiseret statistik, og analysere og gruppere besøgende i vores digitale kanaler efter prioritering og præferencer, og dermed forbedre vores udbud og forretning
for at kunne gennemføre kundeundersøgelser
for at kunne tilbyde yderligere ydelser, der er naturligt forbundet med leveringen af ydelsen
for at kunne administrere opkrævninger
for at kunne for at forebygge, opdage og retsforfølge bedrageri og misbrug af PostNords tjenester.

Nedenfor finder du forskellige emner, og under hvert emne kan du læse mere om, hvordan PostNord behandler dine oplysninger i sammenhæng med det produkt eller den ydelse, du anvender. Her kan du se, hvilke kategorier af personoplysninger PostNord behandler, hvorfra de stammer, hvorfor vi har lov til at behandle personoplysningerne, og hvem PostNord kan videregive personoplysningerne til. Du får flere informationer ved at klikke på det emne, du ønsker at læse om.

Vi undgår helst at behandle følsomme oplysninger. De følsomme personoplysninger omfatter race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Hvis vi kommer i besiddelse af dem, f.eks. hvis du selv giver os nogen af de følsomme oplysninger, f.eks. i en chat eller e-mail, sletter vi dem hurtigst muligt. Indgår de som en del af en reklamationssag, vil det dog af den grund være nødvendigt at gemme dem, indtil sagen er afsluttet. I det tilfælde vil behandlingen være på grundlag af GDPR, art. 9, stk. 2, litra f, om behandling der er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Opbevaringsperioder

Vi behandler kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen, for at overholde en aftale med dig, når PostNord har en legitim interesse, for at opfylde PostNords retlige forpligtelser, eller når en behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Derefter sletter vi dine personoplysninger. Det er således især formålet med behandlingen og nødvendigheden af opbevaring, der bestemmer, hvor længe vi gemmer personoplysninger.

Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS

PostNord bruger leverandører og samarbejdspartnere, som varetager opgaver for PostNord. Det betyder, at dine personoplysninger behandles af leverandører og samarbejdspartnere (databehandlere), når det er nødvendigt for, at databehandleren kan udføre den pågældende opgave for PostNord.

PostNord beskytter dine personoplysninger ved overførsel af personoplysninger til databehandlere i tredjelande, dvs. uden for EU/EØS, som kan ske f.eks. ved hosting- eller supportydelser fra en af PostNords databehandlere. PostNord sørger for et overførselsgrundlag og et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Du kan få nærmere oplysninger om PostNords overførsel af dine personoplysninger til tredjelande ved at kontakte PostNords databeskyttelsesrådgiver. Se venligst `Kontaktoplysninger`. Du kan fra PostNords databeskyttelsesrådgiver enten få udleveret en kopi af EU Kommissionens standardkontrakt eller et andet juridisk grundlag for overførslen af personoplysninger.

Eksterne links og hjemmesider

Denne privatlivspolitik gælder bl.a. for personoplysninger, som PostNord behandler om dig i vores digitale kanaler. PostNords digitale kanaler kan sommetider indeholde links til eksterne hjemmesider eller tjenester, som vi ikke kontrollerer.

Hvis du følger et link til en ekstern hjemmeside, opfordrer vi dig til at sætte dig ind i udbyderens databeskyttelse, herunder de principper for behandling af personoplysninger og informationer om cookies m.v., der gælder for den pågældende hjemmeside.

Dine rettigheder i forbindelse med vores behandling

Du har følgende rettigheder i forhold til PostNords behandling af dine personoplysninger:

ret til indsigt – en ret til at få bekræftelse af og information om behandlingen af dine personoplysninger
ret til berigtigelse – en ret til at få urigtige oplysninger rettet
ret til sletning – en ret til at få slettet personoplysninger under visse forudsætninger
ret til indsigelse – en ret til at gøre indsigelse mod f.eks. vores behandling, hvis den sker på grundlag af interesseafvejning eller med henblik på direkte markedsføring
ret til begrænsning af behandling – en ret til at kræve, at behandlingen af personoplysninger begrænses, hvis du f.eks. bestrider oplysningers rigtighed. I den periode, hvor rigtigheden undersøges, er PostNords adgang til at behandle oplysningerne begrænset
ret til dataportabilitet – en ret til at modtage de personoplysninger om dig, som du selv har givet til os, og en ret til at kræve, at personoplysninger flyttes fra en dataansvarlig til en anden. Denne ret er begrænset til de oplysninger, du selv har givet os.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til rettighederne ovenfor. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet eller ret til at få personoplysninger slettet – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med databehandlingen.

Kontakt os, hvis du ønsker at udøve nogle af dine rettigheder eller at få mere at vide om nogle af rettighederne og forudsætningerne for at udøve dem. Vi anmoder om sikker identifikation for at sikre os, at det er den rette person, der får udleveret eller får slettet personoplysninger.

Kontaktoplysninger

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os på nedenstående adresse.

PostNord A/S, Hedegaardsvej 88, 2300 København, att.: Indsigtsanmodning

Mail: Indsigtsanmodning@postnord.com

Hvis du har spørgsmål til PostNords beskyttelse og behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på e-mail: dpo-dk@postnord.com

Klage til Datatilsynet

Hvis du mener, at PostNords behandling ikke sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelses-lovgivning, kan du klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk

Du bør dog altid først tage kontakt til PostNords databeskyttelsesrådgiver, hvis du mener, at PostNord har behandlet dine personoplysninger i strid med den persondataretlige regulering.

Databehandling i konkrete sammenhænge

Når du sender og modtager breve i Danmark samt til og fra udlandet

Formål

PostNord behandler personoplysninger for at kunne levere ydelsen, dvs. især for at kunne levere breve til rette modtager på rette adresse, herunder sortere maskinelt, omdirigere og returnere breve, og for at kunne opkræve evt. strafporto. PostNord behandler ligeledes personoplysninger, når det er påkrævet ifølge lovgivning eller myndighedsafgørelser. PostNord behandler også personoplysninger for at kunne kommunikere med dig, fakturere, udvikle og teste PostNords IT-systemer, for at kunne udarbejde anonymiseret statistik og for at kunne tilbyde yderligere ydelser, der er naturligt forbundet med leveringen af ydelsen.

Når du sender breve til lande uden for EU, og brevet indeholder andet end almindelig korrespondance, skal du angive indholdet og dets værdi for at sikre hurtig og korrekt toldbehandling (tolddeklarering).

Når du modtager breve fra lande uden for EU, og brevet indeholder andet end almindelig korrespondance, og indholdets værdi er over en beløbsgrænse, er der krav om betaling af told, moms, evt. afgifter og evt. et importgebyr til PostNord. Det kan ske, når du har købt varer på internettet f.eks. i Kina eller USA. Hvis du har accepteret det, foretager PostNord fortoldning på dine vegne som toldrepræsentant, dvs. at PostNord angiver varerne og lægger det aktuelle beløb ud for dig. PostNord opkræver derefter sit udlæg for importafgifter hos dig som køber og opkræver et importgebyr for sit arbejde. Læs mere om importopkrævning under ”Når du skal betale en importopkrævning”.

Hvilke personoplysninger?

PostNord behandler personoplysninger vedrørende dig som afsender og modtager af brevene, f.eks. navn, adresse. Hvis du har købt porto eller andet online, behandler vi betalingsoplysninger og e-mailadresse, og hvis du har valgt tillægsydelser, behandler vi evt. også telefonnummer og e-mailadresse på modtageren. Vi behandler ligeledes de omtalte toldoplysninger.

Vi undgår helst at behandle følsomme oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Hvis du selv giver os nogen af de følsomme oplysninger f.eks. i en chat eller e-mail, sletter vi dem hurtigst muligt, medmindre de er en del af f.eks. en reklamationssag, og det af den grund er nødvendigt at gemme dem, indtil sagen er afsluttet. I det tilfælde vil behandlingen være på grundlag af GDPR, art. 9, stk. 2, litra f, om behandling, der er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Behandlingsgrundlag

PostNords behandlinger sker enten på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b eller f, om henholdsvis opfyldelse af en aftale, og PostNords legitime interesse. Derudover finder postloven anvendelse.

Hvis du har accepteret det, foretager PostNord fortoldning på dine vegne. Det vil sige, at PostNord opkræver importafgiften (told og evt. moms) på vegne af Toldstyrelsen. Denne proces sker i medfør af Toldlovens § 32. Disse toldoplysninger behandler vi også, herunder betalingsoplysninger om toldbetaling.

Opbevaringsperioder

Vi behandler kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen, for at overholde en aftale med dig eller afsenderen, når PostNord har en legitim interesse eller for at opfylde PostNords retlige forpligtelser. Derefter sletter vi dine personoplysninger. Det er således især formålet med behandlingen og nødvendigheden af opbevaring, der bestemmer, hvor længe vi gemmer personoplysninger.

Hvor har vi oplysningerne fra?

PostNord får oplysninger om dig som kunde eller fra afsender, når du er modtager, og fra Det Centrale Personnummer Register (CPR). Vi kan også hente oplysninger i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) og Bygnings- og Boligregisteret (BBR).

PostNord kan ligeledes få oplysninger, jf. postlovens § 13, jf. § 9, hvis du har en aftale med kommunen om at få leveret post til døren.

PostNord kan også få oplysninger fra f.eks. advokater om værgemål, konkurs og dødsfald eller fra pårørende ved langstidsindlæggelse på et sygehus el.lign., når posten af den grund skal omdirigeres.

Hvem deler vi personoplysninger med?

PostNord kan videregive adresseoplysninger til andre postvirksomheder/distributører i udlandet, hvis forsendelsen skal leveres der.

Toldoplysninger deler vi med Toldstyrelsen.

Når du sender eller modtager pakker og gods

Formål

PostNord behandler personoplysninger for at kunne levere ydelsen, dvs. især for at kunne levere forsendelserne til rette modtager på rette adresse, herunder sortere maskinelt, omdirigere og returnere forsendelser og for at kunne opkræve evt. strafporto. PostNord behandler også personoplysninger for at kunne placere forsendelserne på aftalt sted, f.eks. hvis der er valgt ModtagerFlex, FlexChange, pakkeboks eller lignende, og for kunne sende notifikationer til modtageren, og for at modtageren løbende kan spore forsendelserne (Track&Trace), og for at kunne bevise over for afsenderen, at forsendelsen er leveret.

PostNord behandler ligeledes personoplysninger, når det er påkrævet ifølge lovgivning eller myndighedsafgørelser. PostNord behandler også personoplysninger for at kunne kommunikere med dig, fakturere, udvikle og teste PostNords IT-systemer, for at kunne udarbejde anonymiseret statistik og for at kunne tilbyde yderligere ydelser, der er naturligt forbundet med leveringen af ydelsen.

Når du sender pakker og gods til lande uden for EU, skal du angive indholdet og dets værdi for at sikre hurtig og korrekt toldbehandling (tolddeklarering).

Når du modtager pakker og gods fra lande uden for EU, og indholdets værdi er over en beløbsgrænse, er der krav om betaling af told, moms, evt. afgifter og evt. et importgebyr til PostNord. Det kan ske, når du har købt varer på internettet f.eks. i Kina eller USA. Hvis du har accepteret det, foretager PostNord fortoldning på dine vegne som toldrepræsentant, dvs. at PostNord angiver varerne og lægger det aktuelle beløb ud for dig. PostNord opkræver derefter sit udlæg for importafgifter hos dig som køber og opkræver et importgebyr for sit arbejde. Læs mere om Importopkrævning under ”Når du skal betale en importopkrævning”.

Hvilke personoplysninger?

PostNord behandler personoplysninger om dig som kunde og modtager eller afsender af forsendelserne, f.eks. navn, adresse, mobilnummer og/eller e-mail, og er forsendelsen sendt med krav om underskrift (f.eks. værdipakker), behandler PostNord underskriften. Hvis du har købt porto eller andet online, behandler vi betalingsoplysninger. De omtalte toldoplysninger behandler vi også, herunder betalingsoplysninger ved toldbetaling.

Vi undgår helst at behandle følsomme oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Hvis de registrerede personer selv giver os nogen af de følsomme oplysninger f.eks. i en chat eller e-mail, sletter vi dem hurtigst muligt, medmindre de er en del af f.eks. en reklamationssag, og det af den grund er nødvendigt at gemme dem, indtil sagen er afsluttet. I det tilfælde vil behandlingen være på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f, om behandling, der er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Behandlingsgrundlag

Hvis du har accepteret det, foretager PostNord fortoldning på dine vegne. Denne proces sker i medfør af Toldlovens § 32.

Opbevaringsperioder

Vi behandler kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen, for at overholde en aftale med dig, når PostNord har en legitim interesse eller for at opfylde PostNords retlige forpligtelser. Derefter sletter vi dine personoplysninger. Det er således især formålet med behandlingen og nødvendigheden af opbevaring, der bestemmer, hvor længe vi gemmer personoplysninger.

Hvor har vi oplysningerne fra?

PostNord kan ligeledes få oplysninger, jf. postlovens § 13, jf. § 9, hvis du har en aftale med kommunen om at få leveret post til døren.

Hvem deler vi personoplysninger med?

PostNord kan videregive adresseoplysninger til andre postvirksomheder/distributører i udlandet, hvis forsendelsen skal leveres der.

Toldoplysninger deler vi med Toldstyrelsen.

Når du skal betale en importopkrævning

Formål

Når forsendelser kommer fra lande uden for EU, og de indeholder andet end almindelig korrespondance, og indholdets værdi er over en beløbsgrænse, er der krav om betaling af told, moms, evt. afgifter og evt. et importgebyr til PostNord. Det kan ske, når du har købt varer på internettet f.eks. i Kina eller USA.

Hvis du har accepteret det, foretager PostNord fortoldning på dine vegne som toldrepræsentant, dvs. at PostNord angiver varerne og lægger det aktuelle beløb ud for dig. PostNord opkræver derefter sit udlæg for importafgifter hos dig som køber og opkræver et importgebyr for sit arbejde.

Importopkrævning er betaling for told, moms og afgifter (”importafgifter”) til Toldstyrelsen samt betaling af et gebyr for at varetage fortoldningen (”importgebyr”) til PostNord.

Hvilke personoplysninger?

I forbindelse med importopkrævning behandler vi personoplysninger vedrørende dig, f.eks. navn, adresse. Desuden behandler vi toldoplysninger, herunder betalingsoplysninger om toldbetaling.

Behandlingsgrundlag

PostNords behandlinger sker enten på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b eller f, om henholdsvis opfyldelse af en aftale, og PostNords legitime interesse.

PostNord opkræver importafgiften på vegne af Toldstyrelsen i medfør af Toldlovens § 32.

Du kan læse om, hvordan PostNord behandler personoplysninger m.v. i Privatlivspolitikken under ”Når du sender og modtager pakker i Danmark samt til og fra udlandet”.

Hvem deler vi personoplysninger med?

Toldoplysninger deler vi med Toldstyrelsen.

Når du bruger PostNords digitale kanaler

Formål

PostNord har og bruger forskellige digitale kanaler f.eks. PostNord App, Kundeportalen, PostNord.dk, PostNord Konto og de sociale medier, som PostNord er til stede på.

Generelt gælder, når du bruger PostNords digitale kanaler, at PostNord behandler personoplysninger for at kunne levere ydelsen. Når du f.eks. søger viden på vores hjemmeside, køber produkter på Online Porto og i vores Netbutik eller følger med i vores nyheder på sociale medier, behandler PostNord dine personoplysninger i den forbindelse. Det kan være navn, adresse og betalingsoplysninger for at kunne administrere og opkræve betalinger og levere den bestilte ydelse. PostNord behandler også personoplysninger, når vi registrerer oplysninger om din onlineadfærd, og vi bruger dem til at udarbejde anonymiseret statistik, for at skabe bedre brugeroplevelser og for at kunne tilbyde dig bedre og målrettede ydelser. PostNord kan indsamle personoplysninger så som transaktionshistorik og tekniske data om de enheder, du bruger for at få adgang til PostNords digitale kanaler, f.eks. IP-adresse, unikt enheds-ID og browsertype.

Hvilke personoplysninger?

PostNord behandler dine personoplysninger, f.eks. navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, hvis du interagerer med os på digitale kanaler. Hvis du har købt porto eller andet online, behandler vi betalingsoplysninger. PostNord kan indsamle personoplysninger så som transaktionshistorik og tekniske data om de enheder, du bruger for at få adgang til PostNords digitale kanaler, f.eks. IP-adresse, unikt enheds-ID og browsertype.

Behandlingsgrundlag

PostNords behandlinger sker på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, om PostNords legitime interesse.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi får personoplysningerne fra dig via dine digitale enheder, når du færdes på vores digitale kanaler eller fra din arbejdsgiver, hvis du bruger vores digitale kanaler på vegne af din arbejdsgiver.

Læs om PostNords behandling af personoplysninger i forbindelse med cookies her.

Særligt for specifikke digitale kanaler

1. PostNord App

Formål

Særligt for PostNord App gælder, at du er nødt til at oprette en profil med personoplysninger i PostNord Konto for at gøre brug af appen.

Hvis du vælger MitID-validering, skal du taste dit CPR-nummer som en del af identifikationen. I PostNord appen bruges dit CPR-nummer kun til at bekræfte navn og adresse hos CPR (Det Centrale Personregister), og CPR-nummer gemmes ikke.

2. Kundeportalen

2.1 I forhold til PostNord som dataansvarlig

Formål

Særligt for KundePortalen gælder, at Kunden skal tildele sine medarbejdere brugerrettigheder for at de kan bruge KundePortalens funktioner på vegne af Kunden. Er du ansat hos en af PostNords kunder (Kunden) og har fået tildelt brugerrettigheder, behandler PostNord dine personoplysninger. Det gør vi for at give dig et brugernavn, kunne kommunikere med dig og Kunden, administrere konti, give adgang til Kundeportalen, yde kundeservice, udarbejde anonymiseret statistik, samt udvikle og teste PostNords IT-systemer. Du kan læse mere om behandlingen af dine personoplysninger som ansat hos en af PostNords kunder under “Når du er ansat hos PostNords erhvervskunde, og PostNord behandler dine personoplysninger“.

Hvilke personoplysninger?

Når du har brugerrettigheder, vil PostNord behandle de personoplysninger, der er knyttet dertil. Det vil typisk være navn, jobtitel, bruger-ID og loginoplysninger, oplysninger om din arbejdsgiver, og virksomheden hvor du er ansat.

2.2 I forhold til PostNord som databehandler

Formål

Når PostNord behandler personoplysninger på kundelister, som Kunden opretter eller uploader på Kundeportalen, er PostNord som databehandler i henhold til databeskyttelseslovgivningen og behandler personoplysningerne på vegne af Kunden, der er dataansvarlig for kundelisterne. PostNord behandler personoplysningerne på kundelisterne for at kunne at levere de ydelser og funktioner på Kundeportalen, som Kunden har bestilt. Typisk vil behandlingen af navne m.v. på kundelister alene bestå i, at PostNord stiller funktionaliteten til rådighed, og at kundelisten opbevares i PostNords system.

Det skal bemærkes, at Kunden er ansvarlig for sletning af de personoplysninger, Kunden uploader eller opretter på Kundeportalen.

Hvis du står anført på en kundeliste, behandler PostNord dine personoplysninger på vegne af Kunden.

Hvilke personoplysninger?

PostNord behandler f.eks. navn, adresse, e-mailadresse, og telefonnummer vedrørende dig som Kundens kunde.

Når du deltager i konkurrencer, kundeundersøgelser og markedsføringsaktiviteter

Formål og kategorier af personoplysninger

Når du deltager i konkurrencer, kundeundersøgelser eller markedsføringsaktiviteter, som PostNord arrangerer, behandler vi dine personoplysninger, f.eks. kontaktoplysninger, bidrag til konkurrencer, synspunkter, præferencer og andre personoplysninger, du har angivet, eller som kan udledes af dine svar.

Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:

for at kunne administrere markedsføringsaktiviteten, konkurrencen eller kundeundersøgelsen, herunder vende tilbage til dig og udbetale eventuelle præmier
forudsat at du har givet samtykke til det, for at kunne informere om og tilbyde dig nye markedsføringsaktiviteter, konkurrencer og kundeundersøgelser
for at kunne rette markedsføringsaktiviteter mod dig, herunder til markedsføring via post, e-mail og sms/mms, når du har givet dit samtykke
for at kunne udarbejde anonymiseret statistik med henblik på at forbedre vores tjenester
for at kunne vedligeholde, udvikle, teste og forbedre PostNords tjenester og de tekniske platforme, de stilles til rådighed på.

Behandlingsgrundlag

PostNords behandlinger sker enten på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, b eller f, om henholdsvis samtykke, opfyldelse af en aftale og PostNords legitime interesse.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi får personoplysningerne fra dig via dine digitale enheder, når du færdes på vores digitale kanaler.

Når du kontakter os og kommunikerer med os

Formål og kategorier af personoplysninger

Når du er i kontakt med os, f.eks. via kundeservicefunktioner, herunder chats, behandler vi dine personoplysninger. Det kan være oplysninger fra din kundesag, typisk dit navn, adresse og et pakkenummer, hvis du har stillet os spørgsmål. Hvis du besøger eller kommunikerer med os via vores konti på de sociale medier (dvs. tredjepartsplatforme som f.eks. Facebook), kan PostNord også modtage oplysninger om dig og dine interaktioner på tredjepartsplatformen fra leverandøren af denne.

Når du kommunikerer med kundeservice, kan det være nødvendigt, at PostNord også behandler oplysninger som f.eks. billeder, lydoptagelser og lokalitet. PostNord indsamler aldrig den slags oplysninger medmindre, du udtrykkeligt har givet os tilladelse til at gøre det.

Dine personoplysninger behandles med følgende formål:

for at kunne kommunikere med dig og administrere din sag i forbindelse med kontakt via kundeservice, e-mailformularer og vores konti på de sociale medier
for at kunne analysere samtaler og chat med henblik på at forbedre vores kommunikation og af hensyn til din og vores sikkerhed
for at kunne udarbejde anonymiseret statistik over, hvordan PostNords kommunikationsfunktioner bruges
for at kunne vedligeholde, udvikle, teste og forbedre PostNords tjenester og de tekniske platforme, de stilles til rådighed på.

Behandlingsgrundlag

PostNords behandlinger sker enten på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, b eller f, om henholdsvis samtykke, opfyldelse af en aftale og PostNords legitime interesse.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi får personoplysningerne fra dig.

Behandling af personoplysninger om børn (Send en hilsen til Julemanden)

PostNords ydelser er generelt ikke målrettet til børn. Dog behandler PostNord personoplysninger om børn i forbindelse med “Hilsen til Julemanden”.

Hvis du er forælder eller værge og opdager, at dit barn har afgivet personoplysninger til PostNord, kan du kontakte os, hvis du vil udøve dit barns ret til f.eks. at få personoplysningerne rettet eller slettet. Se ”Kontaktoplysninger” ovenfor.

Formål og opbevaring

Når dit barn vælger at sender et brev til Julemanden, accepterer du, at PostNord behandler personoplysninger om dit barn. PostNord behandler børns personoplysninger, når børnenes personoplysninger fremgår i forbindelse med, at de selv eller deres forældre/værge sender et brev til PostNord, som er stilet til ”Julemanden”. Alle børn får et svar. PostNord trækker lod mellem de indsendte breve, og et lille antal udtages og får sendt en gave/præmie.

Personoplysninger om vinderne gemmes i 6 mdr. Resten af brevene bliver alene behandlet maskinelt af PostNords databehandler, der er en del af PostNord koncernen, og personoplysningerne gemmes i 30 dage.

Formålet med kampagnen er at brande og markedsføre PostNord.

Hvilke personoplysninger?

PostNord behandler børnenes navne og adresser samt forældres/værges navn og adresse, hvis de også fremgår af brevet og kommunikationen om præmien. Derudover indgår barnets ønskeseddel med dets julehilsen. Forældrene til vinderen af hovedpræmien bliver kontaktet direkte af os på telefon og mail. Vi tager billeder og filmer barnet ved præmieoverrækkelsen, og dette billedmateriale bliver offentliggjort på PostNords sociale medier.

PostNord blokerer/sletter indhold og billeder, der krænker tredjemandsrettigheder, herunder barnets.

Behandlingsgrundlag

PostNords behandlinger sker på grundlag af enten databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, om PostNords legitime interesse i at markedsføre sig eller art. 6, stk. 1, litra a, om samtykke.

Forældre/værge til vinderen af hovedpræmien giver samtykke til, at vi må tage billeder, og at vi overrækker hovedpræmien på barnets bopæl, og til at billederne må bruges på PostNords sociale medier.

Hvor får vi oplysningerne fra?

PostNord modtager personoplysningerne fra forældre/værge, som sender brevet og evt. fra barnet selv, når det har skrevet brevet.

Der generes billeder og optagelser med vinderen af hovedpræmien.

Hvem deler vi oplysninger med?

PostNord anvender en databehandler, der er del af PostNordkoncernen, og som alene foretager maskinel behandling af brevene. PostNord deler ikke med andre.

Når forældre/værge har givet deres samtykke, deles billeder og optagelser af barnet med Facebook og Instagramsider.

Når du er ansat hos en virksomhed, der er kunde hos PostNord

Formål

PostNord behandler personoplysninger, som er nødvendige i sammenhæng med aftalen med den erhvervsvirksomhed, der er kunde hos eller samarbejdspartner til PostNord, herunder for at kunne kommunikere, administrere konti og give adgang til f.eks. PostNord Kundeportalen. I dit tilfælde behandler PostNord personoplysninger om dig, f.eks. når du er udpeget af din arbejdsgiver til at have direkte kontakt til PostNord, eller fordi du har en udadvendt arbejdsfunktion, der medfører, at PostNord kan få kontakt til dig. Det kan være, at du står som kontaktperson på en forsendelse, eller det er dit navn og arbejdsmobilnummer, der er anført som kundeoplysninger på vegne af din arbejdsplads, eller du har fået tildelt brugernavn og adgangskode som administrator for din arbejdsgivers adgang til PostNord Kontoen eller Kundeportalen.

Erhvervsvirksomheden, der er kunde hos eller samarbejdspartner til PostNord har ansvaret for at informere dig om PostNords behandling af dine personoplysninger.

Hvilke personoplysninger?

PostNord behandler i den forbindelse kun dine personoplysninger, når de knytter sig til erhvervsvirksomheden, der er kunde hos PostNord. Det vil typisk være navn, jobtitel, arbejdsmobilnummer, arbejdsstedets navn og adresse (både hovedkontor og lokalafdeling mv.). Det kan også være IP-adresse, browsingtider, cookieinformation og websitehistorik samt historik vedrørende forespørgsler, klagesager mv.

Behandlingsgrundlag

PostNords behandlinger sker enten på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, c eller f, om henholdsvis opfyldelse af en aftale, overholde en retlig forpligtelse og PostNords legitime interesse.

Hvor får vi oplysningerne fra?

PostNord får personoplysninger om dig som ansat via din arbejdsgiver eller fra dig selv eller dine kolleger, når der er en kontakt med PostNord typisk i forbindelse med forsendelser. Oplysninger kan også stamme fra en afsender, der giver dit navn som kontaktperson for din arbejdsgiver ved en forsendelse.

Hvem deler vi personoplysninger med?

PostNord kan videregive adresseoplysninger til andre postvirksomheder/distributører i udlandet, hvis forsendelsen skal leveres der.

TV-overvågning

Formål

PostNord behandler billedmateriale fra TV-overvågning af PostNords egne faciliteter, f.eks. produktionsområder og lagerområder. Vi behandler videooptagelserne:

for at skabe sikkerhed og tryghed for PostNords ansatte, leverandører og kunder
for at undersøge evt. kvalitetsbrist i forbindelse med vores produktionsprocesser, herunder årsager til f.eks. driftsnedbrud på vores sorteringsmaskiner
for at beskytte ansattes, kunders og PostNords værdier og tilvejebringe forsikringsmæssig dokumentation herunder dokumentation i forbindelse med ulykker og tilskadekomst
for at forebygge og opklare kriminalitet og andre utryghedsskabende hændelser
for at forebygge og opklare uautoriseret indtrængen på PostNords ejendom

for at tilvejebringe og undersøge dokumentation i forbindelse med arbejdsulykker m.v. til brug forebyggelse og minimering af fysiske risici.

Ved TV-overvågning af Pakkeshops er formålet kriminalitetsforebyggelse og -bekæmpelse.

Hvilke personoplysninger?

Hvis du fremgår af billedmateriale fra TV-overvågning på en sådan måde, at du kan identificeres, er der tale om en personoplysning.

Behandlingsgrundlag

PostNords behandlinger sker primært på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, om PostNords legitime interesse, som her er at forfølge de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis billedmaterialet fra TV-overvågningen viser strafbare forhold og/eller indeholder følsomme personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for behandlingen databeskyttelseslovens § 8, stk. 3-5, jf. GDPR, art. 9, stk. 2, litra f, om forfølgning af retskrav. Dette er også behandlingsgrundlaget ved tvister om erstatning.

Hvis PostNord videregiver videooptagelser til politiet, kan det ske efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3-5, GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e og f, samt artikel 9, stk. 2, litra f. Desuden gælder TV-overvågningslovens § 4c. (TV-overvågningsloven, LBK nr 182 af 24/02/2023, https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2023/182)

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer billeder fra vores overvågningskameraer i højst 30 dage undtagen i tilfælde af igangværende undersøgelser, som kan føre til, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Ved TV-overvågning af Pakkeshops, hvor er formålet er kriminalitetsforebyggelse og -bekæmpelse, sletter vi billedmaterialet senest efter 30 dage undtagen, hvis det er nødvendigt for os at indgive anmeldelse om et strafbart forhold, hvis der er en konkret tvist, eller hvis behandlingen sker som en del af en kriminalitetsforebyggelse og -bekæmpelsesindsats.

Hvem deler vi personoplysninger med?

PostNord kan videregive personoplysninger, f.eks. billedmateriale, til en tredjepart så som politiet i tilfælde, der vedrører efterforskning af en forbrydelse, eller hvis vi ellers har en forpligtelse til at videregive sådanne oplysninger i henhold til lovgivningen eller i henhold til en afgørelse fra en offentlig myndighed. Når det er billedmateriale optaget på PostNords egne arealer, kan de under visse forudsætninger videregives til andre erhvervsdrivende, f.eks. et forsikringsselskab.

Siden er senest opdateret i januar 2024